Smartes papierloses Büro – wie geht’s?

Dokumente digital archiviert und von überall auf der Welt im Zugriff

Das papierlose Büro ist heute einfach und kostengünstig realisierbar

– Der Technik Fan von heute möchte keine Aktenordner mehr. Ein modernes, minimalistisch eingerichtetes Wohnambiente mit cooler Technik und Smart Home Geräte und alles Wichtige gleich im Zugriff – so sollte es sein. Dieses moderne Zuhause ist heute für viele schon Realität und für alle anderen mit wenigen Ausgaben machbar.

Der Umweltschutz wird heutzutage immer wichtiger, wodurch die Beliebtheit papierloser Büros weiter zunimmt. Dabei wird komplett auf papiergebundene Dokumente verzichtet. Alles wird auf elektronischen Datenspeichern gesichert und auch die Übertragung von Informationen und Unterlagen erfolgt nur noch auf digitalem Wege. Wenn das Büro vollständig papierlos werden soll, gehört auch die Umstellung auf rechtsgültige elektronische Signaturen dazu, auf handschriftliche Signaturen wird verzichtet. Jegliche alte Dokumente und Archive im Papierformat werden digitalisiert. Der Zugriff erfolgt dann einfach über PC, Laptop oder Handy. Dadurch wird sehr viel Zeit und Platz gespart und am wichtigsten: Die Umwelt wird durch den verminderten Papierverbrauch deutlich weniger belastet.

Wie funktioniert ein papierloses Büro?

Die Arbeitsschritte eines papierlosen Büros sind, wenn sie einmal ordentlich angelegt sind, relativ simpel. Als erstes werden die Unterlagen eingescannt. Für das Büro lohnt sich ein fester Scanner, unterwegs sind mobile Scanner praktisch. Mittlerweile gibt es auch Apps für Smartphones und Tablets, welche diesen Schritt außerhalb vom Arbeitszimmer ermöglichen. Die Dokumente sollten vorzugsweise in PDF-Format gespeichert werden.

Auf dem PC kann man diese Dateien, welchen man jeweils einen passenden Titel während dem Scannen verliehen hat, nun in einem Ordner finden. Von hier aus werden die einzelnen Dokumente in einer Cloud gespeichert. Dies ist auf verschiedene Arten möglich. Entweder man stellt bereits während dem Scannen ein, dass eine Datei in einem passenden Ordner einer Cloud gespeichert wird, oder man verschiebt das Dokument manuell vom PC aus. In einer Cloud sollten zuvor gute Ordnerstrukturen angelegt wurden sein, damit auch andere Personen schnell und einfach das Gesuchte finden.

Eine Cloud ist ein Speicher im Internet. Zu dieser kann auf einem Handy oder Tablet eine entsprechende App bzw. Verlinkung installiert werden, damit man auch unterwegs von überall aus Zugriff auf die gespeicherten Dokumente hat bzw. selbst welche speichern kann. Der Zugang erfolgt dabei immer online über ein Passwort, damit auch wirklich nur autorisierte Personen die Dateien erreichen können.

Die Möglichkeiten des Scannens

Der Scanner als Herzstück des papierlosen Büros

Ein Dokumentenscanner sollte über einen Einzelblatteinzug verfügen, der verschiedene Formate und auch unterschiedliche Dokumentenarten erkennt und einscannt. Dadurch können ganze Stapel auf einmal verarbeitet werden, selbst wenn es sich um verschiedene Arten handelt. Diese können zwar meist eine höhere Anzahl an Zetteln gleichzeitig einscannen, werden aber bei einem papierlosen Büro kaum noch benötigt.

Mit gleichem Prinzip sind auch mobile Scanner erhältlich, die durch ihre kompakte Größe und dank einem USB-Anschluss auch unterwegs verwendet werden können.

Für die moderne Büroorganisation ohne Papier ist ebenfalls ein guter Flachbettscanner bestens geeignet. Die Dokumente werden dabei auf eine Glasplatte gelegt, unter der dann eine Beleuchtungs- und Abtasteinheit hindurch fährt. Der große Vorteil besteht darin, dass selbst sehr dünnes oder auch dickes Papier zuverlässig verarbeitet wird. Des weiteren besteht die Möglichkeit sogar kleinste Formate, wie beispielsweise Briefmarken, und auch Überformate zu digitalisieren. Es können auch problemlos einzelne Buchseiten oder sogar komplette Exemplare eingescannt werden. Wenn die richtige Software vorhanden ist, kann man dieses dann direkt als E-Book speichern.

Scannen über Apps

Mobile Scanner sind zwar ganz praktisch, trotzdem hat man diesen nicht immer bei sich. Das Smartphone allerdings ist in den meisten Fällen griffbereit. Wenn jetzt schnell etwas gescannt werden soll, bieten sich dafür entwickelte Apps an. Das Dokument wird einfach abfotografiert und die Software speichert es dann als PDF oder sogar als Text ab.

Für iOS ist der Prizmo – Dokumentenscanner besonders beliebt, da er über eine Texterkennung für mehrere Sprachen verfügt und der Text bei Bedarf noch bearbeitet werden kann.

Für Android und iOS steht auch die App CamScanner zur Verfügung. Diese korrigiert automatische die Perspektive des Dokuments und speichert es als PDF-Datei ab. Ebenfalls für Android wird der Document Scanner angeboten, mit dem in optimaler Auflösung fotografiert und anschließend in PDF-Format gespeichert werden kann. Diese App bietet zudem die Möglichkeit Farben zu verstärken.

Ablage auf heimischem PC oder NAS-Laufwerk?

Der Klassiker ist die Ablage der Dokumente auf dem eigenen PC. Damit existiert jedoch noch keine zentrale, smarte Lösung. Es sei denn, man richtet seinen PC im Netzwerk so ein, dass ein Fernzugriff auf dessen Daten möglich ist. Es geht hier aber noch eleganter, mit einer NAS Lösung.

Ein NAS (Network Attached Storage) ist eine Art private Cloud Lösung für Zuhause. NAS sind Speichermedien, die ins heimische Netzwerk integriert werden und dort von jedem Gerät in diesem erreichbar sind. Trotzdem ist die Handhabung sehr einfach.

NAS Speicher haben ein gigantischen Speichervolumen. Gleichzeitig steht es allen im Netzwerk arbeitenden Nutzern zur Verfügung, wenn es erst einmal selbst an das Netzwerk angeschlossen ist. Zusätzlich besticht es durch seine sehr schnelle Geschwindigkeit gegenüber den Cloudlösungen im Internet, die von der jeweiligen Internetverbindung abhängen, vorausgesetzt man besitzt ein schnelles Exemplar.

Der größte Vorteil im Gegensatz zum eigenen PC besteht in diesem zentralen Zugriff. Alle im Netzwerk arbeitenden Computer, Tablets, Smartphones können ihre Daten dort ablegen oder auf die Daten zugreifen. So ist der Datenbestand immer aktuell.

Für NAS Geräte gibt es eine große Auswahl. Man kann also beim Kauf viel falsch machen, wenn man sich nicht gut genug mit den einzelnen Modellen auseinandersetzt. Neben den grundlegenden technischen Daten unterscheiden sich die Produkte auch im Umfang der vorhandenen Funktionen.

Für eine Smarte Lösung wird dann ein Zugriff aus dem Internet auf das heimische Netzwerk eingerichtet, so dass nun die eigenen Dokumenten von überall her abrufbar sind.

Ablage mit Hilfe von Clouds

Eine gute Cloudlösung kann als Speicher für ein smartes, papierloses Büro dienen

Eine tolle Möglichkeit ist die Verwendung einer Cloud von professionellen Anbietern. Die Cloud ist ein Speicherplatz im Internet, der eigene Speicher wird also nicht belastet. Für den Zugriff ist aber immer eine intakte Internetverbindung notwendig. Dafür kann von überall und von jedem Gerät aus auf die Cloud zugegriffen werden – egal ob vom Handy, Tablet oder PC bzw. Laptop.

Meist gibt es für jeden Anbieter eine spezielle App oder man meldet sich einfach über die Website an. Durch die individuelle Anmeldung mit Passwort sind die eigenen Daten gesichert. Selbstverständlich sollten die Regeln für ein gutes Passwort eingehalten werden. Dokumente können in einer Cloud ganz einfach heruntergeladen oder darauf zugegriffen werden. Gleichzeitig können aber auch von jedem Gerät aus Dateien gespeichert und mit allen Personen, die Zugriff auf die Cloud haben, geteilt werden.

In den letzten Jahren hat die Sicherheit der einzelnen Anbieter stark zugenommen. Unternehmen sollten sich trotzdem an große Anbieter wie beispielsweise Dropbox, Google Drive, One Drive von Microsoft, iCloud von Apple oder Exone Cloud halten.

Einer der führenden Anbieter einer Cloudlösung, die Besonders auf die Verwaltung von Dokumenten spezialisiert ist, ist Evernote. Hier bedarf es keiner physikalischen Ordnerstrukturen mehr auf dem Netzwerkspeicher. Evernote verwaltet die Dokumente über eine Datenbank. Der Nutzer legt hier intuitiv seine Notizbücher und seine Notizen an und verschlagwortet diese. Evernote kann in jedem PC oder Mac und auf jedem Smartphone eingebunden werden. Von den Scannprogrammen oder Scanner-Apps kann dann direkt in Evernote gespeichert werden. Evernote kümmert sich darum, dass auf allen Geräten jederzeit der aktuelle Stand im Zugriff ist.

Ein Vorteil aller Internet-Cloud Lösungen ist, dass sich der Nutzer nicht um die Datensicherungen und die Netzwerksicherheit kümmern muss. Ein Vorteil, der allerdings auch zum Nachteil werden kann. Große Firmen stehen immer im Visier von Hackern. Die Unternehmen müssen diesen immer ein Schritt in der Sicherung ihrer Netzwerkumgebung voraus sein. Leider laufen die meisten Cloud-Lösungen auf Servern im Ausland, auf denen gelten weniger strenge Datenschutzbestimmungen als hier in Deutschland. Dieser Punkt ist aus rechtlichen Aspekten besonders für Unternehmen relevant. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es leider nicht.

Was man selber für eine höchstmögliche Sicherheit machen kann, haben wir Ihnen hier in diesem Artikel „Internetschutz: Sicherheit für Smart Home“ zusammengestellt.

Dem papierlosen Büro steht dann nichts mehr im Wege.